Management assistent

Job description


MoveUP is op zoek naar een management assistant met een aangeboren organisatietalent en gevoel voor klanttevredenheid. Heb jij de dynamiek, verantwoordelijkheid en flexibiliteit om deel uit te maken van een groeiende digital health scale up? We zoeken een teamplayer met oog voor detail die deel wil uitmaken van ons jong en dynamisch team.

Jouw taken

  • Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
  • De activiteiten van een team coördineren
  • Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen en de leveringen controleren
  • Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
  • Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
  • Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
  • Professionele informatie en reglementering bijwerken
  • Documenten archiveren en klasseren
  • Personeelsdossiers administratief opvolgen
  • Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
  • Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
  • Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
  • Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  • Telefonische oproepen en bezoekers filteren



Job requirements

  • Commercieel zijn
  • Regels en afspraken nakomen
  • Samenwerken als hecht team
  • Leervermogen hebben
  • Contactvaardig zijn
  • Plannen (= ordenen)
  • Zelfstandig werken
  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Resultaatgerichtheid
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Klantgerichtheid
  • Creatief denken (Inventiviteit)
  • Omgaan met stress